In einer studentischen Unternehmensberatung Erfahrung in der IT sammeln?

15. Oktober 2019 Paulina

„Wenn man nichts von der IT mitbekommt, dann läuft alles rund.“ So geht es uns bei STUNT e.V. und dieser Satz ist sicherlich auch auf viele Unternehmen übertragbar. Auch wir als eine studentische Unternehmensberatung mit der Organisationsform „Verein“, brauchen eine IT. Die Kompetenzstelle IT wird bei STUNT e.V. hauptsächlich von einer Person verantwortet und befindet sich im Bereich des Vorstand Prozessmanagement. Aber was macht IT eigentlich und welche Dinge spielen sich dort im Hintergrund ab von denen die anderen STUNTies gar nichts mitbekommen? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, habe ich mir unseren IT Fachmann geschnappt und habe ihm ein paar Fragen gestellt. – Paulina, Interviewerin.

 

Wer ist aktuell für die IT bei STUNT e.V. verantwortlich?

„Hey! Mein Name ist Kevin Refenius, ich studiere Rechtswissenschaft und Wirtschaftswissenschaften an der Universität Bielefeld und bin mittlerweile seit rund zwei Jahren bei STUNT e.V. Nach meiner Anwartschaft war ich ein Jahr lang Vorstand für Kundenmanagement und bin nun seit Juli 2019 Inhaber der Kompetenzstelle IT. Seit fast einem Jahr engagiere ich mich auch in unserem Dachverband, dem Bundesverband Deutscher Studentischer Unternehmensberatungen (kurz: BDSU e.V.) als Ressortleiter für Unternehmenskontakte. Neben meinem Studium arbeite ich noch als Werkstudent in einem Bielefelder Start-Up.“

 

“Soweit so gut. IT wird von einem ganz normalen Typen geleitet, welcher im Studium eigentlich keine bis wenig Berührungspunkte zur IT hat. Klischees sind wohl manchmal nur Klischees.”

 

Was macht eigentlich die Kompetenzstelle IT bei STUNT e.V.?

„Ich bin nicht nur ständiger Ansprechpartner für Personen, die eine Frage zu einem unserer Systeme oder allgemein zur IT haben, sondern auch Vermittlungsperson und bester Freund von Google. Meine Hauptverantwortung liegt bei der Pflege und Instandhaltung der internen Systeme, wie z.B. unserer Office-Systeme und insbesondere dem SharePoint. Ebenfalls bin ich Administrator unserer Kommunikationskanäle, wie z.B. Slack und Teams. Die Homepage gehört selbstverständlich auch zu einem größeren Arbeitspaket. Hierunter fallen sämtliche Seiten und Kontaktformulare auf der Homepage, das WordPress-System und die Datenbank dahinter. Zudem richte ich für jede Person, die neu in unserem Verein ist, neue Accounts und E-Mail-Adressen ein, verwalte und lösche diese.“

 

Unser Intranet: Der SharePoint

“Du hast gesagt, deine Hauptaufgabe ist unter anderem die Verwaltung des SharePoints. Was ist das genau?”

„Der SharePoint ist wie die große Schatzkammer unseres Vereins. Er beinhaltet ein Archiv für vergangene Projekte sowie eine komplette Wissensbibliothek. Nicht nur die externen Projekte, sondern auch die interne Arbeit des Vereins und der einzelnen Ressorts wird hier gespeichert.

Bei jedem neuen Projekt bekommt das Projektteam Zugriff auf eine eigenen Projektseite. Hier können alle relevanten Inhalte und Dokumente von dem Team gespeichert werden. Die Kompetenzstelle IT ist verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung dieser Projektseiten. Zudem kümmere ich mich um die Sortierung und die Verwaltung von Berechtigungsgruppen im SharePoint. Ich entscheide sozusagen, wer worauf einen Zugriff hat und stelle so sicher, dass keine Daten in falsche Hände geraten.“

 

Wie sieht eine typische Woche in der IT aus?

„Das Daily Business ist ziemlich entspannt, da ich viel von zuhause arbeiten, Aufgaben sammeln und anschließend abarbeiten kann. Bei Statusänderungen, also wenn Mitglieder aus dem Verein austreten oder AnwärterInnen zu Mitgliedern werden, aktualisiere ich die Verteilerlisten und Berechtigungen. In unserem SharePoint verändere ich die Strukturen, damit es stets übersichtlich bleibt in der riesigen Datenbank. Zudem erstelle ich dort Verknüpfungen oder die eben erwähnten Projektseiten. Auf unserer Homepage erstelle ich mit WordPress neue Seiten und füge aktuelle Themen oder Neuigkeiten hinzu. Dazu zählt auch die Veröffentlichung unserer Blogbeiträge. Außerdem unterstütze ich die anderen Bereiche des Vereins, indem ich mich mit Themen wie einem neuen CRM System oder anderen neuen Systemen und Diensten wie z.B. ein Passwortmanagement-Tool auseinandersetze.“

 

Was muss man für die Leitung der IT mitbringen?

„Keine Angst! Programmierkenntnisse sind überhaupt nicht gefragt. In dem Bereich kann ich auch nicht viel. Man muss sich mit neuen Technologien auskennen und auch gerne darüber reden wollen, da man als Kompetenzstelle IT bei STUNT e.V. von anderen Mitgliedern gerne zu aktuellen Themen in dem Bereich nach Rat gefragt wird – die klassische Frage ist, welchen Laptop man sich denn als nächstes zulegen soll 😉 Mit dem Willen etwas Neues erlernen zu wollen, kann man sich in Themen, wie z.B. SharePoint und Microsoft, auch ohne Vorkenntnisse reinarbeiten. Ruhe und Gelassenheit sind von großem Vorteil sowie ein gutes Auge für Logik und Strukturen. Man sollte Lust auf viele kleine Aufgaben haben, welche allerdings den Verein am Laufen halten und eher im Hintergrund stattfinden.“

 

Was ist in der Zukunft alles möglich?

„Automatisierung und Digitalisierung! Das ist in jedem Bereich des Vereins möglich, sodass auch die Projektteams täglich einen Mehrwert bei Ihrer Zusammenarbeit mit den Unternehmen wahrnehmen können. Dazu zählen z.B. interne Projekte wie eine digitale Mitgliederverwaltung, ein neues Datenbanksystem, automatisierte Prozesse und ein professionelles und noch umfangreicheres Wiki.“

 

Nun wissen wir, wie vielseitig die Kompetenzstelle IT ist und dass man diese auch ohne Vorkenntnisse, dafür aber mit der Begeisterung für Neues leiten kann. Im Namen des Vereins sage ich DANKE Kevin für die Dinge, von denen man nichts mitbekommt, aber die alles am Laufen halten!